Excel abschaffen?
Im letzten Artikel Digitale Geschäftsprozesse – wo anfangen? haben wir die Chancen durch Digitalisierung kurz beleuchtet und Einsteigerfragen gestellt, z.B.:
Wo drückt der Schuh?
- „Wo drückt der Schuh?“
- Engpässe und Verbesserungspotenzial in Ihren Abläufen?
Die Fragen beziehen sich immer auf Organisation und IT-Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse, aber hier betrachten wir hauptsächlich die IT-Seite.
Frage: Können bei Ihnen z.B. alle Mitarbeiter*innen immer die aktuellen Daten sehen, die sie sehen sollen und sehen dürfen?
Jedes zweite Industrieunternehmen nutzt ein Warenwirtschaftssystem, das Lagerbestände, Bestellstatus, Zahlungseingänge und vieles mehr in Echtzeit abbildet.
Bitkom Trendstudie 2018 „Unterwegs zu digitalen Welten“
Antwort: Mit Excel geht das nicht. Aber für den gemeinsamen und geschützten Datenzugriff, auch von unterwegs, gibt es zentrale Server, das Intranet und die Cloud, in verschiedenen Varianten, z.B.:
- Customer-Relationship-Management (CRM) in der weltweiten Cloud,
- Supply-Chain-Management (SCM) in der eigenen Cloud,
- Enterprise-Ressource-Planning (ERP) auf eigenen Servern,
- Office 365 in der Microsoft-Cloud, Google-Tabellen in der Google-Cloud,
- Excel-Alternativen, z.B. Airtable – part spreadsheet, part database
- Softwareroboter zur Dateneingabe (Robotic Process Automation, RPA, Cognitive RPA + KI)
- und maßgeschneiderte Lösungen wo und wie Sie wollen,
- … und mehr
Für maßgeschneiderte Anwendungen im Intranet oder Internet sind wir Ihr Ansprechpartner. Wir schaffen mit Ihnen zusammen individuelle Software, sichere und intuitive Web-Anwendungen optimal genau für Ihre Anforderungen und Prozesse, mit individuellen Schnittstellen zu Ihren anderen Systemen.
Kopfschmerzen?
Beispiel Dateneingabe: Wo liegen bisher Ihre Haupt-Schmerzen?
- Manuelle Datenübertragung?
- Alte, fehlerhafte Daten?
- Unvollständige, doppelte Datensätze?
- Falsche Datensatz-Zuordnungen?
- Fehlender Überblick?
- Umständliche Bedienung?
- Mangelhafter Datenschutz?
- Kein mobiler Zugriff?
- Zu viel Excel?
Excel-Ablösung
Für einen Caterer für Kitas haben wir Excel durch eine maßgeschneiderte Warenwirtschaft ersetzt. Seine neue Web-Anwendung, sein Catering-Management-System kann:
- einfache und korrekte Bestellungen, online direkt durch die Kitas/Kunden,
- alle wichtigen Kundendaten und Rezepte/Speisen auf einen Blick,
- einfache Erstellung der Speisepläne aus früheren Wochenplänen,
- korrekter Ausweis der enthaltenen Allergene und Nährstoffe in den Speiseplänen,
- automatische Anzahl der benötigten Sonderessen aufgrund von Nahrungsunverträglichkeiten der Kinder in den Kita-Gruppen,
- wöchentliche Einkaufslisten für Erst- und Ersatz-Lieferanten der Zutaten,
- Ausdruck aller benötigten Etiketten auf Knopfdruck, in optimaler Reihenfolge
- Tourenplanung und Behälteroptimierung
- Export aller Bestellungen ins Rechnungssystem,
- uvm.
Natürlich sind die Kosten für die Software-Entwicklung und die erste Dateneingabe Einstiegs-Hürden, aber mit jeder Bestellung wird kräftig gespart.
„Statt Stunden dauert die Rechnungserstellung jetzt Minuten.“
Und Excel kann das einfach nicht und wird es auch nie können.
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Und zum Schluss noch ein Tipp, weil Excel trotzdem ein mächtiges Werkzeug ist, für das man Tipps braucht: Computerwoche: Umfangreiche Excel-Tabellen perfekt ausdrucken
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